چهارده اصل مهم و قابل توجه در برنامه ریزی آموزش کارکنان

اصل اول- باور کنیم که آموزش سرمایه گذاری است نه هزینه: این باور و اعتقاد در کارمندان و مدیران ایجاد شود که آموزش هزینه نیست، بلکه سرمایه گذاری مفید برای افراد و سازمان است. سرمایه گذاری برای بقای سازمان است؛ چون بقای هر سازمانی به میزان توانمندی نیروی انسانی آن سازمان بستگی دارد و حتی کلیات سازمان ها، رشد و بالندگی سازمانها و حتی مرگ سازمانها به سرمایه انسانی و دانشی (کارکنان شایسته) ارتباط دارد. بنابراین، آموزش توانمند نمودن کارکنان و سرمایه گذاری برای رسیدن به اهداف سازمانی است.

اصل دوم- تدوین چشم اندازها، اهداف و راهبردهای آموزش سازمان: آموزش مؤثر و اثربخش بیش از هر چیز و بیش از همه نیازمند چشم انداز، اهداف و سپس راهبردها و خط مشی های تعریف شده و معین برای رسیدن به چشم انداز است. باید تصویری مثبت، روشن و شفاف از مسیر حرکت آموزش کارکنان سازمان وجود داشته باشد.

در ابتدا باید چشم انداز و اهداف آموزش کارکنان سازمان در راستای مأموریت ها و چشم اندازهای سازمان و حوزه منابع انسانی تدوین شود و به تمامی بخش ها و واحدها و سطوح سازمان اعلام گردد و سپس راهی که ما را به چشم انداز و اهداف آموزش کارکنان می رساند، و به چشم انداز آموزش، معنی می بخشد، تدوین گردد. اینکه:

1) اهداف آموزش چیست؟

2) مقصد آموزش کجاست؟

3) چگونه اهداف آموزش را باید تحقق بخشیم؟

4) چگونه باید به مقصد آموزش برسیم؟

نکته قابل توجه این است که برنامه های آموزش منابع انسانی نباید بطور مجزا و منفک از برنامه های توسعه سازمانی دیده شود. برنامه های آموزش باید در چارچوب برنامه های کلان دولت و برنامه های سازمان طراحی و اجرا شود و با آن برنامه ها انطباق داشته باشد.

اصل سوم- اختصاص بودجه، منابع و امکانات کافی به امر آموزش: اگر این اعتقاد وجود دارد که آموزش هزینه نیست و سرمایه گذاری برای آینده سازمان است، باید برای سرمایه گذاری، امکانات،منابع و نیروی انسانی لازم را اختصاص داد.

اصل چهازم- آموزش را فرایندی بلند مدت دانیم: نتایج هر نوع سرمایه گذاری معمولاً در بلندمدت مشخص می شود. آشکار شدن نتایج آموزش مدیران و کارمندان به زمان نیاز دارد. به قول « کنفوسیوس»؛ « اگر به یک سال فکر می کنید، گندم بکارید، اگر به ده سال فکر می کنید، درخت بکارید ولی اگر به صدسال می اندیشید، در صدد آموزش و پرورش افراد خود باشید.»، این اصل نفی کننده آثار و نتایج کوتاه مدت آمورش نیست. این وظیفه مدیران و برنامه ریزان آموزش است که تعادل لازم را در برنامه ها و انتظارت سازمان و مدیران و کارکنان ایجاد کنند؛ چون کارکنان در هر سطح از سطوح سازمان، اعم از مشاغل ساده یا مشاغل پیچیده نیازمند آموزش، یادگیری، کسب دانش و مهارتهای جدید هستند و باید همواره برای انجام بهتر کار خود روشها و اطلاعات جدیدی کسب کنند؛ چرا که کارکنان در پرتو آموزش صحیح است که میتوانند وظایف خود را به نحو مطلوب در طول خدمت خود انجام دهند.

اصل پنجم- آموزش نیازمند حمایت مدیران عالی سازمان است: آموزش به سبب ویژگی های ذاتی خود همواره و مخصوصاً در برنامه ریزی و سیاستگذاری، نیازمند توجه و حمایت همه جانبه مدیران عالی و ارشد سازمان است.

اصل ششم- آموزش یک مسئولیت جمعی است: شاید این یکی از مهمترین اصول باشد.آموزش فرایندی است که فعالیت های قبل، ضمن و بعد از آموزش را در بر می گیرد. همه باید در این فرآیند ها احساس مسئولیت کنند و مشارکت داشته باشند. مخصوصاً در نیازسجی آموزشی باید متخصصان آموزش، مدیران و کارمندان مشارکت فعال داشته باشند.

اصل هفتم- کاربردی بودن آموزش حیاتی است: مهمترین تفاوت آموزش ضمن خدمت کارمندان با آموزش دانشگاهی، تأکید بر حل مشکلات و کمبودها و کاربردی بودن آموزش است. فلسفه و علت وجود آموزش های ضمن خدمت، کاربردی بودن این دسته از آموزش ها و ایجاد مهارت است. دوره های آموزشی باید کاربردی و برای ایجاد مهارت و توانمندی در کارکنان برای انجام وظایف شغلی برنامه ریزی و اجرا شود.

اصل هشتم- آموزش فرایندی مستمر است: اگر واقعاً اعتقاد بر این است که آموزش سرمایه گذاری بلندمدت است، باید فرایندی مستمر نیز باشد.آموزش هیچگونه محدودیت زمانی و مکانی ندارد. باید این تفکر را بپذیریم که آموزش فرایندی است مرتبط با مراحل مختلف زندگی شغلی و کاری. در گذشته داشتن یک شغل برای تمام عمر فرد کفایت می کرد. یک جوشکار همیشه جوشکار بود. امام امروزه،فن آوری نوین می تواند تقریباً همه شغل های افراد، حتی صنعتی را که در آن اشتغال دارند، تغییر مکان داده یا مجدداً تعریف کند. مدیران و کارکنان باید با ایده یادگیری مادام العمر، که در حال تبدیل شدن به یک بخش مهم از حیات کاری در تمامی سطوح است، خو بگیرند. پس تنها راه نجات، آموزش مداوم است. آموزش کارمندان باید دائماً در حال توسعه باشد. این توسعه نه تنها باید نیاز افراد را جهت آموزش در زمینه شغل فراهم کند، نیاز افراد را در طول دوران بازنشستگی (افراد سالم، پرانرژی و فعال) برآورده نماید.همه روزه حدود هزار جلد کتاب در سراسر دنیا به چاپ می رسد. اطلاعاتی که در سی سال گذشته تولید شده است، بیش از اطلاعاتی است که در طول پنج هزار سال گذشته ایجاد شده است. در دسترس بودن حجم عظیمی از اطلاعات از طریق اینترنت، مستلزم مهارت های جدیدی است. دست یافتن به این مهارت ها غلبه بر ترسی را می طلبد که ریچارد ورمن آن را اضطراب اطلاعات نامیده است. ورمن، اضطراب اطلاعات را به عنوان شکاف در حال افزایش بین آنچه می دانیم و آنچه فکر می کنیم باید بدانیم،تعریف کرده است. اضطراب اطلاعات، گودالی سیاهی است بین داده ها و دانش، و وقتی اتفاق می افتد که اطلاعات، چیزهای بسیاری را در اختیار ما می گذارد و اطلاعاتی را که ما می خواهیم یا نیاز داریم به ما نمی دهد. نه اینکه کارمندان یکسال یک دوره آموزشی را طی نمایند و چند سال در هیچ یک از دوره های آموزشی شرکت نکنند. البته ممکن است برای ایجاد مهارتی خاص بر حسب ضرورت کاری و شغلی دوره های مقطعی هم طراحی و اجرا کرد، ولی رشد همه جانبه کارمندان و بهره وری همه جانبه سازمان ایجاب می کند که آموزش بصورت مستمر در طول مسیر شغلی کارمند برنامه ریزی و اجرا شود. بسیاری از شرکت های معروف دنیا برای آموزش مدیران و کارمندان خود، استاندارد تعداد ساعات آموزش سالانه تعریف می کنند.

اصل نهم- آموزش باید فرایندی نظام مند باشد: آموزش فرایندی منظم و سیستماتیک و جهت دار است. اگر بر استمرار آموزش تأکید می کنیم، باید از فرایندی نظام مند، هدفمند و سازمان یافته برای نیازسنجی، طراحی، اجرا و ارزشیابی آموزش استفاده نماییم. فرايند و گامهاي اساسي در برنامه ريزي آموزشي كاركنان به ترتيب شامل؛ شناسايي نيازهاي آموزشي (نياز سنجي)، طراحي برنامه هاي آموزشي و درسی، اجراي برنامه هاي آموزشي و ارزشيابي برنامه هاي آموزشي است در هر مرحله از این فرآیند، باید از طریق بررسی و دریافت بازخورد به اصلاح مستمر فعالیت ها بپردازیم. آموزش ها باید بر اساس نیازهای آشکار و پنهان سازمان و نیازهای آشکار و پنهان مدیران و کارکنان برنامه ریزی، طراحی و اجرا شود و در نهایت از طریق بررسی اثربخشی برنامه های آموزشی میزان کارآیی و اثربخش بودن برنامه های آموزشی، نقاط قوت و ضعف برنامه شناسایی شود و نتایج آن در برنامه ریزی ها بکار گرفته شود.

اصل دهم- آموزش باید مبتنی بر اصول آموزش بزرگسالان باشد: يادگيرنده،كودك يا فرد خردسال نيست. يادگيرنده كسي است كه دوران خردسالي را طي نموده است و داراي تحصيلات آكادميك است ولي از كسب دانش جديد و مهارت جديد مرتبط با وظايف شغلي و سازماني خود لذت مي برد. پس نوع يادگيري و روش يادگيري او بايد متفاوت با خردسالان باشد.

آموزش و یادگیری در بزرگسالان تابع اصول و ویژگی های خاص بزرگسالان است که بدون توجه به آنها نمی توان به اثربخشی آموزش های ضمن خدمت امیدوار بود. بزرگسالان از نظر ویژگی های جسمانی، ذهنی، تجربی، اجتماعی و شخصیتی تفاوت اساسی با نوجوانان و جوانان ( دانش آموزان و دانشجویان) دارند، بطوریکه الگوی های آموزش و یادگیری آنها نیز متفاوت است. هدف آموزش و يادگيري بايد اين باشد كه فراگيران كجا هستند و مي خواهند كجا باشند؛ آنگاه ابزار رسيدن به آنجا را برايشان فراهم كنيم. باید مديران، كارشناسان و مجريان آموزش در برنامه ريزي های آموزش کارمندان، تفاوت شيوه هاي يادگيري بزرگسالان را مد نظر قرار دهند.

اصل یازدهم: فعالیت های آموزشی باید مستندسازی شوند: آموزش برای حفظ انسجام و هماهنگی نیازمند اطلاعات پایه و مبنایی است. لذا تمامی فعالیت های آموزشی باید در پرونده های پرسنلی کارمندان منعکس شود. نقاط قوت و ضعف برنامه های آموزشی باید ثبت و ضبط شوند. ثبت اطلاعات آموزشی جهت نظارت بر اجرای فعالیت ها و برنامه های آموزشی ابزاری سودمند است. در واقع با مستندسازی است که می توان با نظارت بر فرآیند آموزش کارمندان و شناسایی آسیب ها عملکرد آموزش را بهبود بخشید. مستندسازی ممیزی و ارزیابی خدمات آموزش را تسهیل می کند. بنابراین باید اطلاعات آموزشی خوب نگهداری و مدیریت شوند.

اصل دوازدهم: برقرار تعامل با سایر مراکز آموزشی و استفاده از تجربیات آنها: باید از دانش و تجربیات سایر سازمان ها و مؤسسات و مراکز آموزشی مخصوصاً آنهایی که موفق عمل می کنند، چه در داخل و یا خارج از کشور استفاده کرد. باید از طریق جلسات هم اندیشی، سمینارها و همایش ها، ارتباط و تعامل با چنین سازمانها و مراکزی وجود داشته باشد. دسترسی به تجربیات سایر مراکز و متخصصان خارج از سازمان از طریق برون سپاری فعالیت های آموزشی نیز امکان پذیر است.

اصل سیزدهم: استفاده از ابزارها، تکنیکها و روشهای نوین آموزشی: هنوز هم از ابزارهای سنتی در برنامه ریزی آموزشی استفاده می شود. باید از ابزارهای فناوری اطلاعات در امر برنامه ریزی آموزش کارکنان استفاده کرد. مخصوصاً آموزشهای الکترونیکی؛ باید بستر و زمینه اجرای چنین آموزشهایی فراهم گردد. باید از ابزارهای نوین در نیازسنجی و بررسی اثربخشی برنامه های آموزشی بهره گیری نمود؛ از مواد و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نوین باید استفاده کرد.

اصل چهاردم: بدانیم آموزش نوشداروی همه دردهای سازمان و کارکنان نیست: ما نباید نسبت به آموزش توقعات غیر واقعی داشته باشیم و بخواهیم همه مشکلات و کاستی های سازمان را با آموزش افراد برطرف نماییم. اگر سطح انتظارات ما از آموزش کارمندان غیرواقعی و غیر منطقی باشد، آموزش کارکنان شکست می خورد. آموزش ظرفیت ها و قابلیت ها و اهداف خاص خود را دارد. نمی توان همه ضعف ها و کاستی های کارمندان و سازمان را با آموزش برطرف کرد. عدم دقت در انتخاب و گزینش افراد در بدو ورد به خدمت، عدم انتخاب و انتصاب مدیران مبتنی بر شایستگی ، رویه های و مقررات سازمانی نامناسب، تشویق و تنبیه های غیر منطقی و غیر اصولی، حقوق و مزایای غیرواقعی و موارد دیگر، همه می توانند بر ضعف های کارکنان و مشکلات سازمان تأثیرگذار باشند.

آموزش و توسعه منابع انسانی...